De belangrijkste vragen over het UBO-register

In het UBO-register moeten bedrijven natuurlijke personen registreren die uiteindelijk belanghebbend zijn in een onderneming. Dit is een Europese wetgeving, maar wordt door elke EU-lidstaat zelf gehandhaafd. In Nederland wordt dit gedaan door de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

In dit artikel vertellen we u alles over het UBO-register en waarvoor dit is ingesteld. Ook benoemen we alle organisaties die verplicht zijn een UBO in te schrijven.

Wat is een UBO?

Een UBO is een ‘Ultimate Beneficial Owner’, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Het UBO-register is een uitvloeisel van de Europese anti-witwasrichtlijn. Het register leidt vaak tot onrust bij familiebedrijven. Ook vinden veel bestuurders dat hun privacy geschaad wordt, omdat ze zich moeten identificeren. 

Elke organisatie heeft één of meerdere UBO’s. UBO’s zijn de uiteindelijke eigenaar van de organisatie of zij hebben zeggenschap over de organisatie. Dit zijn bijvoorbeeld mensen die meer dan 25% van de aandelen bezitten in een bv of die meer dan 25% (in)direct eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap. Deze UBO’s moeten worden vastgesteld in het UBO-register.

Waarvoor is er een UBO-register ingesteld?

Het UBO-register is ingesteld om witwaspraktijken en financiering van terrorisme tegen te gaan. Wanneer de identiteit van Uiteindelijk Belanghebbenden wordt vastgelegd en gecontroleerd, voorkomt dit dat natuurlijke personen zich kunnen verschuilen achter een bedrijf, afdeling of instelling. Zo kunnen zij geen financiële misdrijven begaan, verschuild achter hun bedrijf of instelling.

Het is sinds 2020 op grond van nieuwe Europese regelgeving voor elke EU-lidstaat verplicht om een UBO-register in te stellen. Op deze manier kan iedereen nagaan wie het bij een bepaalde organisatie voor het zeggen heeft. 

Ook wordt zo voorkomen dat een persoon belasting ontduikt, geld witwast of criminele activiteiten financiert. Andersom beschermt het andere organisaties en mensen ook tegen oplichting doordat een persoon zich verhult achter juridische entiteiten.

Wie moeten UBO’s inschrijven?

Of u een UBO moet inschrijven, hangt af van de rechtsvorm van uw organisatie. Wanneer uw organisatie één van de volgende rechtsvormen heeft, bent u verplicht om UBO’s in te schrijven. 

• Niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• Stichtingen
• Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid
• Verenigingen met rechtsbevoegdheid maar met onderneming
• Onderlinge waarborgmaatschappijen
• Coöperaties
• Personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
• Rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen
• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Wanneer de organisatie één van de volgende rechtsvormen heeft, heeft u geen opgaveplicht:

• Eenmanszaken
• Beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
• Verenigingen van eigenaars
• Rechtspersonen in oprichting
• Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• Publiekrechtelijke rechtspersonen
• Overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Hoe identificeer ik een UBO?

Wanneer u weet wie de belanghebbende van de onderneming is, kunt u deze persoon identificeren. Wanneer een bedrijf een laag risico vormt, is het genoeg om de identiteit van de UBO te verifiëren en te vragen of zij een UBO-verklaring willen ondertekenen. 

Wanneer een bedrijf een hoger risico vormt, dient u zelf ook onderzoek te doen naar deze persoon. Door bijvoorbeeld te controleren of deze persoon een Politically Exposed Person (PEP) is, of wanneer deze op sanctielijsten voorkomt of er negatieve mediaberichten over deze persoon te vinden zijn.

Een instelling kan bij cliënten met een laag risico volstaan met het vragen naar de identiteit van de UBO en het laten ondertekenen van een zogenaamde UBO-verklaring. De cliënt geeft vervolgens de gegevens van alle uiteindelijke belanghebbenden met een belang van 25% of meer op. Daarnaast belooft de cliënt de instelling op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen.

Bij cliënten met een hoog risico wordt van u verwacht dat u zelf onderzoek doet naar de identiteit van de uiteindelijke belanghebbende. Hiertoe kunt u bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) raadplegen. Bij complexe (internationale) structuren is het belangrijk dat u de structuur kent en ook begrijpt. 

Wat is een pseudo-UBO?

Soms heeft een onderneming geen persoon die een belang heeft van meer dan 25%. Dit kan bijvoorbeeld wanneer het aandelenbezit breed verspreid is. De onderneming is dan verplicht een UBO aan te wijzen. Dit wordt een pseudo-UBO genoemd. Deze persoon moet een ‘hoger leidinggevende’ van de betreffende onderneming zijn. Hieronder wordt verstaan: een statutair bestuurder of in geval van een personenvennootschap een vennoot (met uitzondering van de commanditaire vennoot).